国際化の進む日本のビジネスシーンにおいて、メールは遠方の取引先とやりとりをするためのツールとして欠かせません。しかし、英語でメールを作成する際、日本語で書くメールとの形式の違いに戸惑う方も多いことと思われます。
そこで今回は、海外営業の際に知っておきたい英語でのメールのフレーズやマナーをご紹介します。
【英語のビジネスメールの常套句】まず結論を書く
英文のビジネスメールは前文、本文、末文で構成されます。
作成の際は、前文に伝えたい内容の結論を記載することがポイントです。特にビジネスシーンでは、以下のような表現が度々用いられます。
I am writing to you regarding ～
「～の件につきまして、ご連絡を申し上げます。」
またメールを返信する際には、以下の各表現が役に立ちます
Thank you very much for your 〜
「～に関して、ありがとうございました。」
This is in response to ～
「～につきまして、お返事を申し上げます。」
どの要件に対する返信なのか受信者へ簡潔に伝わるよう、メールの書き出しに趣旨を提示してください。
【日本人が見落としがちなマナー】アメリカ式と欧州式
英文ビジネスメールには「アメリカ式」と「欧州式」が存在することも、多くの日本人が見落としがちとなるポイントです。
一例として、アメリカ式と欧州式では日付の記載順が違います。
2015年2月1日を記載するとすれば、
アメリカ式・・・February 1, 2015
欧州式・・・1st February, 2015
というように、「月」と「日」が逆になります。
さらに略式では、
アメリカ式・・・02/01/15
イギリス式・・・01/02/15
と記載するため、発信者・送信者相互の間に誤解が生まれぬよう、注意しなければなりません。
英文メールに日付を記載する際は、受信者がどの地域の英語圏に属するか、十分に配慮してください。
【ここを知っているかがポイント】結びの挨拶
英文メールでは、簡潔に相手へ要件を伝えることが重要です。しかしもちろん、最低限のマナーは守らなければなりません。
末文の最後には、受信者への配慮を感じさせる一文を入れてください。
Please give my best regards to your staff.
「スタッフの皆様にもくれぐれもよろしくお伝えください。」
I am looking forward to talking with you.
「お話しさせていただく機会を楽しみにしております。」
Thank you in advance.
「よろしくお願い致します。」
I am much obliged to you.
「厚く御礼申し上げます。」
上記のようなフレーズを活用すると良いでしょう。
また、上記のような挨拶の後、
Best Regards,
Syunsuke Takimoto
と言うように、定型的な結びの言葉を添えてフルネームを挿入します。
よりフォーマルなケースでは、 “Best Regards,”の代わりに“Sincerely,”を使用することもあります。
おわりに
海外営業など、業務において英語に触れる機会の多い方が知っておくべき、英文ビジネスメールの定型フレーズとマナーをご紹介しました。
英語力に自信の無い方が英文メールを作成する際は、言葉を詰め過ぎず、可能な限り簡潔にわかりやすく書くよう心掛けましょう。
取引先相手との信頼関係を築くためには、相手の属する文化をおろそかにしないことが大切です。正しいマナーに則ったメールを送ることのできるビジネスマンは、外国の取引相手からも一目置かれるに違いありません。
これから英語を必要とするビジネマンの方は、ぜひ参考になさってください。
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スタディ・タウン学び情報局 編集部
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