グローバル化がすすむ現代では、外国人の担当者と仕事をする機会が多くなり、ビジネス英語の使用が求められる場面も増加しました。
そのため、いざというときに備え、電話応対や面会の際などに役立つ英語の定型フレーズを把握しておくことは大切です。また、企業間のコミュニケーションツールとしてもっとも使用頻度の高いメールについても、英文特有の形式・マナーを抑えておくべきであると言えるでしょう。
そこで今回は、ビジネスの場で使えるフォーマルな英文メールの書き方についてご紹介します。
件名
プライベートのメールとは異なり、ビジネスシーンにおいてはマナー上、件名の入力が必須です。
簡潔かつ分かりやすい件名を作成することで、受信者も本文を見る前に大まかな内容を把握することができます。
「7月17日のご来社、ありがとうございました」
Thank you for your visit on July.17th
また、相手先から至急返事をもらいたいときには、件名の欄に【Urgent：件名】と記入するとよいでしょう。
「緊急:締切日の確認」
Urgent: Deadline-day confirmation
書き出し
英文ビジネスメールの書き出しは、日本文と同様、基本的に受信者の敬称から始まります。
“Dear”の後に、相手が女性である場合は“Ms.”、男性であれば“Mr.”を付けて相手のラストネームを記載し、最後にカンマを打ってください。
「ノートン様」
Dear Mr. Norton,
「コッポラ様」
Dear Ms. Coppola,
また、各部門にあてて送る際は以下のように、名前の代わりに部門名を書きます。
「情報システム部門御中」
Dear Information Systems Department,
結び編
メールの最後には、結びの言葉を書きます。
ビジネスにおいて多用される結びの言葉には、以下のようなものがあります。
「なにとぞ、よろしくお願いいたします」
“Regards,”
「どうぞ、よろしくお願いします」
“Thank you,”
「敬具」にあたる“Sincerely,”は、メールよりも手紙でよく用いられます。
上記の各表現の最後に改行を加え、送信者の名前を付けましょう
“Regards,
Yamada Taro”
例文
最後に、以上のポイントを踏まえたビジネスメールの簡単な例文をご紹介します。
Subject: Thank you for your visit on July. 17th
Dear Mr. Norton,
I really appreciate your visit to our company on July. 17th.
Your proposal is very appealing, but as confirmed, we would like you to wait for our decision until next Monday.
Thank you for your cooperation.
Regards,
Yamada Taro
—————————————————————–
件名:7月17のご訪問、ありがとうございました。
ノートン様
7月17日にご来社いただいたこと、誠に感謝しております。
貴社の提案は誠に魅力的ですが、確認した通り、来週の月曜日まで結論をお待ちいただきたく存じます。
なにとぞ、よろしくお願いいたします。
山田 太郎
おわりに
英文のビジネスメール作成に役立ついくつかの例文をご紹介しました。
日本文でのメール作成と同様、英文のメールにおいても、簡潔かつ明瞭に要点をまとめることが大切です。
特に件名に関しては、概要の把握・メールボックスの整理が受信者にとって容易になるよう、最大限の配慮を心がけましょう。
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スタディ・タウン学び情報局 編集部
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