ミーティングが日程変更・キャンセルに！スケジュール調整で役立つ英語フレーズ

近年、海外に顧客を持つ企業が増えたり、外国人と一緒の職場で働くことが増えたりと、いわゆる多国籍企業の数が増えています。グローバルな企業で働く方は当然英語を使用する機会も多くなります。

英語を使用する職場において、大事な会議やミーティングの日程を変更・キャンセルしたいが、英語で何と伝えれば良いのか分からない、という経験がある方も少なくないでしょう。

今回は、スケジュール調整や、急な予定変更に役立つビジネス英語フレーズをご紹介します。

コンテンツ

1 スケジュールの調整
2 スケジュールの変更
3 スケジュールのキャンセル
4 おわりに

スケジュールの調整

まずは仕事仲間、取引先などとミーティングの日程を決める際に使えるフレーズです。

・When would it be convenient for you to have meeting?

（ミーティングはいつがご都合よろしいですか）

「都合が良い」を英語で「convenient」と表現することがポイントです。日本語ではコンビニエンスストアのイメージが強く、意味は「便利な」であると思いがちです。しかしconvenientの原義は「目的や要求にかなう」です。そのため、先ほどのフレーズは「あなたの要求にかなうのはいつですか」という意味になります。

また、こちらが伺う際は、自分が行く意志や要求もはっきりと伝えましょう。

・I’d like to visit you next week. What day of the week and time would it be convenient for you?

（来週伺いたいのですが、何曜日の何時がご都合よろしいですか）

・Is it convenient for you if I come at 6pm on Wednesday?

（水曜日の午後6時に伺ってもよろしいですか）

自分の意志を相手に伝え、相手の都合を聞き出すことをきちんと行えばスケジュールの調整もスムーズに進むでしょう。

スケジュールの変更

スケジュール調整をしても、時には日時の変更が必要です。スケジュールを変更する際は、丁寧な表現を心掛けてください。

予定が変わることで相手に迷惑がかかります。まずはスケジュールを変更することについてお詫びをします。

・I’m sorry to trouble you, but I can’t make it next week.

（大変申し訳ございませんが、来週お会いすることができません。）

そして率直にスケジュールを変更したい旨を伝えます。

・I’d like to change the date of the meeting because I have some urgent business.

（急用が入ってしまったため、ミーティングの日程を変更できないでしょうか。）

urgentとは「急を要する、緊急の」を意味する形容詞です。急用はurgent businessと表現します。businessには「業務」だけでなく単なる「用事」の意味もあるため、仕事とプライベート両方の急用を言い表すことが可能です。

スケジュールを変更する理由を述べることも大事です。ただ変更したいと伝えるだけでは、不快な思いをさせる可能性があるためです。プライベートな事情で詳しく理由を話せない場合も、せめて急用ができたと一言添えましょう。

スケジュールのキャンセル

ミーティング自体をキャンセルしなければならないこともあるでしょう。その場合は、お詫びをした上で理由とともにキャンセルの旨を伝えます。

・I’m sorry to tell you that I have to cancel the meeting next week owing to some change in my schedule.

（申し訳ありませんが、スケジュールにいくらか変更があったため来週のミーティングをキャンセルしなければなりません。）

お詫びを初めにすることと、何らかの理由を添えることはスケジュール変更する際と同じです。

おわりに

英語は表現がストレートで、敬語がないとよく言われますが、実はそんなことはありません。確かにいわゆる敬語はないのですが、英語にも丁寧な表現があります。

今回のフレーズの中で、「would」を多用していることにお気付きでしょうか。単純にbe動詞が入るところを「would be」にすれば、とても丁寧な聞き方になります。相手によって使い分けてみてください。また、「I want to」ではなく「I’d like to」にすることで「～したいのですが」と、柔らかい表現になります。直接的な表現を避けることもビジネス英語のポイントと言えます。

今回ご紹介したフレーズを使えば、スケジュール調整やミーティングの急な日程変更にもスムーズに対応できるでしょう。また、スタディ・タウンEnglishのスピーキング対策講座を受講すれば、よりスムーズな英語コミュニケーションの実現も期待できます。ぜひ役立ててください。