外資系の会社はもちろん、グローバル化が進む現代では、外国の方が会社に来社する機会はレアケースとは言えなくなっています。来社された際には身振り手振りでコミュニケーションを図るのではなく、できれば失礼の無いようにスマートに対応したいものです。受付時の対応は、会社の第一印象を左右します。そこで、今回は覚えておきたい受付・送迎時に使える英語表現を集めてみました。
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【Scene.1】アポイントのあるお客様が来客
まず、アポイントのあるお客様が来社されたことを想定してみましょう。
外国人のお客様があなたの会社の受付付近で困った顔をしています。受付担当ではない場合も、ぜひあなたから声を掛けてみましょう。
you：Hello. Can I help you?
customer：I have an appointment with Mr. Suzuki at ten o’clock.
I’m Smith Atkins from XYZ Company.
you：Please take a seat and wait for a moment. I tell him you’re here.
あなた：こんにちは、ご用件を承ります。
お客様：10時に鈴木さんとお会いする約束をしています。
XYZ社のスミス・アトキンズと申します。
あなた：おかけになって少々お待ちください。いらっしゃったことを彼に伝えます。
お客様のご用件を聞く前に、“Welcome to the ABC Company. ”「ABC社へようこそ」と付け加えてもよいでしょう。May I～?という表現は相手に何かを尋ねるときに便利な表現です。例えば、来客したお客様の名前を尋ねる際は、May I～?という表現がより丁寧です。
△ What’s your name?
○ May I have your name?
【Scene.2】アポイントのないお客様が来客
次に、アポイントのないお客様が来社されたことを想定します。
受付の前を通った際に、外国人のお客様が話しかけてきました。同じ部署の佐藤さんに会いたいようです。しかし、アポイントの約束はしておらず、現在佐藤さんは外出中です。
（１）お客様が既存のクライアントで、担当者が複数いる場合
customer：Hello. I’m Smith Atkins from XYZ Company. I’d like to see Mr. Sato please.
you：We are very sorry. Mr. Sato is out of office now.
Mr. Nakata will meet with you instead of Mr. Sato.
お客様：こんにちは、XYZ社のスミス・アトキンズと申します。佐藤さんはいらっしゃいますか。
あなた：大変申し訳ございません。佐藤は外出しております。
佐藤のかわりに中田がお会いします。
この会話ではお客様が会いたい相手がいない時に代わりのものが対応する旨を申し出ています。せっかく来ていただいたのですから、代わりの提案ができると親切ですね。
※ビジネス英語の基本ですが、“I want”や“I need”は幼稚な表現と受け止められるため、「〜したい」時は“I’d like to〜”を使います。
（２）お客様が既存のクライアントではなく、営業目的で来社された場合
customer：Hello. I’m Peter Dyson from CSD Company. I’d like to see Mr. Sato please.
you：We are very sorry. Mr. Sato is out of office now.
Do you have an appointment?
customer：I’m afraid not.
you：Mr. Sato doesn’t usually meet anybody without an appointment.
customer：Oh, really?
お客様：こんにちは、CSD社のピーター・ダイソンと申します。佐藤さんはいらっしゃいますか。
あなた：大変申し訳ございません。佐藤は外出しております。
お約束はいただいておりますでしょうか。
お客様：いいえ、しておりません。
あなた：佐藤は通常、アポイントのない方とはお会いしておりません。
お客様：そうなのですね。
“Do you have an appointment?”はよく使う表現であるため、ぜひ覚えておきましょう。
“have an appointment”は「約束がある」、“without an appointment”は「アポイントなしに」という意味です。
【Scene.3】お客様をお見送りする
打ち合わせも無事に終わり、後はお客様を見送るだけ…といった時にも、注意が必要です。せっかく有意義な打ち合わせを行ったとしても、見送り時の対応でマイナスの評価を受けてしまう可能性もあります。しっかりと、来社への感謝を伝えましょう。
you：Thank you very much for taking time to visit us today.
We’re looking forward to seeing you again.
Please take care on your way back.
あなた：本日は、お時間をとってご訪問いただき、誠にありがとうございました。
またお目にかかれるのを心待ちにしています。
どうぞ、お気をつけてお帰りください。
来社への感謝のほかにも、次回の打ち合わせや今後の連絡について触れるとより好感がもてる見送りになります。例えば、“We’ll keep you updated”「こちらから連絡します」などの表現を加えるとよいでしょう。
おわりに
会社の印象を左右する受付や送迎時に使える英語フレーズをご紹介しました。外国人を受付・案内する機会はいつ訪れるかわかりません。簡単な表現だけでも押さえておけば、突然の来客時でも安心です。
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スタディ・タウン学び情報局 編集部
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