2015.05.15英語

英語で海外営業にチャレンジする営業マンが知っておくべき営業メールのフレーズ&マナー

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  営業メールのフレーズとマナー 国際化の進む日本のビジネスシーンにおいて、メールは遠方の取引先とやりとりをするためのツールとして欠かせません。しかし、英語でメールを作成する際、日本語で書くメールとの形式の違いに戸惑う方も多いことと思われます。

そこで今回は、海外営業の際に知っておきたい英語でのメールのフレーズやマナーをご紹介します。

 

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【英語のビジネスメールの常套句】まず結論を書く

ビジネスメールの常套句英文のビジネスメールは前文、本文、末文で構成されます。

作成の際は、前文に伝えたい内容の結論を記載することがポイントです。特にビジネスシーンでは、以下のような表現が度々用いられます。

 

 

 

 

 

 

I am writing to you regarding ~

「~の件につきまして、ご連絡を申し上げます。」

 

またメールを返信する際には、以下の各表現が役に立ちます

 

Thank you very much for your 〜

「~に関して、ありがとうございました。」

 

This is in response to ~

「~につきまして、お返事を申し上げます。」

 

どの要件に対する返信なのか受信者へ簡潔に伝わるよう、メールの書き出しに趣旨を提示してください。

 

 

【日本人が見落としがちなマナー】アメリカ式と欧州式

アメリカ式英文ビジネスメールには「アメリカ式」「欧州式」が存在することも、多くの日本人が見落としがちとなるポイントです。

一例として、アメリカ式と欧州式では日付の記載順が違います。

2015年2月1日を記載するとすれば、

 

アメリカ式・・・February 1, 2015

欧州式・・・1st February, 2015

 

というように、「月」と「日」が逆になります。

さらに略式では、

 

アメリカ式・・・02/01/15

イギリス式・・・01/02/15

 

と記載するため、発信者・送信者相互の間に誤解が生まれぬよう、注意しなければなりません。

英文メールに日付を記載する際は、受信者がどの地域の英語圏に属するか、十分に配慮してください。

 

 

【ここを知っているかがポイント】結びの挨拶

結びの挨拶英文メールでは、簡潔に相手へ要件を伝えることが重要です。しかしもちろん、最低限のマナーは守らなければなりません。

末文の最後には、受信者への配慮を感じさせる一文を入れてください。

 

 

 

 

 

 

Please give my best regards to your staff.

「スタッフの皆様にもくれぐれもよろしくお伝えください。」

 

I am looking forward to talking with you.

「お話しさせていただく機会を楽しみにしております。」

 

Thank you in advance.

「よろしくお願い致します。」

 

I am much obliged to you.

「厚く御礼申し上げます。」

 

上記のようなフレーズを活用すると良いでしょう。

また、上記のような挨拶の後、

 

Best Regards,

Syunsuke Takimoto

 

と言うように、定型的な結びの言葉を添えてフルネームを挿入します。

よりフォーマルなケースでは、 “Best Regards,”の代わりに“Sincerely,”を使用することもあります。

 

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おわりに

海外営業など、業務において英語に触れる機会の多い方が知っておくべき、英文ビジネスメールの定型フレーズとマナーをご紹介しました。

英語力に自信の無い方が英文メールを作成する際は、言葉を詰め過ぎず、可能な限り簡潔にわかりやすく書くよう心掛けましょう。

取引先相手との信頼関係を築くためには、相手の属する文化をおろそかにしないことが大切です。正しいマナーに則ったメールを送ることのできるビジネスマンは、外国の取引相手からも一目置かれるに違いありません。

これから英語を必要とするビジネマンの方は、ぜひ参考になさってください。

 

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スタディ・タウン学び情報局 編集部

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