2015.09.23英語

英語での会議前に押さえておきたいアジェンダ&議事録の書き方

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英語での会議海外拠点や海外取引先が増加している近年、英語で会議を行うことも珍しくありません。英語での会議を行う場合、最も気を付けたいことは参加者の認識のズレです。何について議論する会議なのか、どのような意見が出たのか、発言の内容を正確にエビデンス(Evidence)として残す必要があります。

今回は英語でのアジェンダと議事録の書き方についてご紹介します。

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「アジェンダ」「議事録」とは

アジェンダと議事録最初にアジェンダ及び議事録とは何か、アジェンダと議事録の必要性について考えます。

 

 

 

 

 

 

 

 

アジェンダ(Agenda)

アジェンダは会議前に議題や予定、進行について参加者に知らせるものです。日本の会議では事前にアジェンダを準備するケースは少ないかもしれません。

しかし、英語で会議を行う場合、参加者の母国語が互いに英語でないこともあります。

 

事前に議題や目的を明確にすることにより、参加者は考える時間が持てるため会議を効率的に進めることができます。スムーズに会議を進行するためにも、アジェンダによる会議に関する認識の共有は重要です。

 

議事録(Minutes)

議事録とは会議や打ち合わせの内容や経過、結論などを記録したものです。英語での会議の場合、内容のズレがないかを確認する意味合いもあります。

価値観や文化が違う場合、発言者の意図と聞き手の認識にズレが生じる場合があります。議事録は発言の意図やニュアンスを正しくエビデンスとして残すために必要です。

 

アジェンダの書き方

アジェンダの書き方具体的なアジェンダの書き方についてご説明します。アジェンダに記載される内容は以下の7項目です。

 

 

 

 

 

 

 

 

【項目1】題目(Title)

会議のタイトルを記載します。

 

【項目2】開催日時・場所(Date and Place)

電話やテレビを用いた会議の場合、日本と外国で時差があります。どちらの時間なのか分かるよう記載してください。例えば日本時間午前10時開始の場合は「10:00 AM JST」と記載します。

 

【項目3】参加者(Participant)

社外の方が参加する場合は社名と所属、肩書きは記載した方が良いでしょう。「Mr.」「Ms.」などの敬称は省くことが一般的です。

 

【項目4】事前準備(Preparation)

事前に準備するものがある場合、「Preparation for the meeting」と書き、必要なものを記載してください。

 

【項目5】議題(Agenda)

アジェンダの本文です。会議の目的(Objectives)や話し合う項目(Items to be discussed)について記載します。

 

【項目6】スケジュール(Schedule)

報告などの場合は発表時間と発表者名を記載してください。その際、質問や議論する時間が取れるよう余裕を持ってスケジュールを組みましょう。

 

【項目7】役割(Role)

役割には司会(Facilitator)、書記(Note-taker)、タイムキーパー(Time-keeper)などがあります。「参加者」の項目に記載しても構いません。

 

議事録の書き方

議事録の書き方議事録には「開催日時・場所」「参加者」「議題」「決定事項」「次回の会議」「サイン欄」の6項目を記載します。

「開催日時・場所」「参加者」「議題」の書き方はアジェンダと同様です。

 

 

 

 

 

 

決定事項

議事録で最も重要な部分です。曖昧な表現や修飾語句の使用は避け、分かりやすい記述を心掛けます。担当者や期限が決定した場合は記載してください。提案や賛否については人名を記載します。それ以外の内容については議論の概要と結果だけ記載してください。

 

次回の会議

継続して開催される会議の場合、次回会議の議題、日時、場所、参加者を議事録に残しておくと良いでしょう。

 

サイン欄

会議で決まったことをエビデンスとして残すため、参加者からサインをもらうことをおすすめします。

 

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おわりに

今回は英語でのアジェンダと議事録の書き方についてご紹介しました。アジェンダも議事録も母国語が違う、価値観や文化が違う者同士がスムーズに会議を行うために不可欠です。また文字として残すことで後々の誤解を防ぐ効果もあります。

アジェンダや議事録の書き方について理解を深め、ビジネスを成功に導きましょう。

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スタディ・タウン学び情報局 編集部

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